Archiwizacja dokumentów – zmora przedsiębiorstw

4 października 2017


Powszechnie wiadomo, że szeroko pojęte dokumenty wykorzystywane podczas funkcjonowania przedsiębiorstwa muszą być przez pewien czas archiwizowane. Problematyka ta niejednokrotnie nastręcza wiele trudności w prawidłowym określeniu wymaganego terminu archiwizacji konkretnego dokumentu.

W celu ustalenia właściwego okresu przechowywania dokumentów firmowych bardzo często należy wziąć pod uwagę całość systemu prawnego. Wielość aktów prawnych, ich obszerność oraz ciągłe zmiany przepisów, w dość istotny sposób powodują trudności w przeprowadzeniu prawidłowej wykładni norm.

Firmy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej generują bardzo duże ilości dokumentów m. in. księgowych, pracowniczych i ubezpieczeniowych. Podkreślić należy, że do każdego rodzaju spraw będzie obowiązywał inny termin od 5 do 50 lat. Przykładowo, zgodnie z Ordynacją Podatkową z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 201) (dalej jako: o.p.) w oparciu o art. 88 o.p. w zw. z 70 o.p. w zw. z art. 86 § 1 o.p. podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przytoczone podstawy wprost wskazują, że dokumenty podatkowe dotyczące roku 2017 przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać do końca 2023 roku. Natomiast, art. 74 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047), reguluje, że zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega trwałemu przechowywaniu.

 

 

Niekonsekwencja ustawodawcy – różne terminy przechowywania

Warto wspomnieć, że ustawodawca nieraz niekonsekwentnie określił termin archiwizacji dokumentów, poprzez uregulowanie przedmiotowej kwestii w kilku aktach prawnych. Sytuacja ta, powoduje chaos i bezradność wielu firm. Przedsiębiorca również powinien mieć świadomość, że terminy ulegają wydłużeniu, zawieszeniu lub ogóle nie zachodzą przesłanki do jego zainicjowania poprzez przeprowadzone różnego rodzaju kontrole czy uzyskane dofinansowania.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że na przedsiębiorcy ciąży również obowiązek odpowiedniej archiwizacji dokumentów oraz dodatkowo konieczne jest przechowywanie całości dokumentacji. W przypadku doprowadzenia przez przedsiębiorstwo do jakichkolwiek uchybień, może zostać nałożona na nie kara zgodnie z art. 83 ustawy kodeks karny skarbowy z dnia 10 września 1999 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 2137) w postaci kary grzywny do 720 stawek dziennych.

Niszczenie dokumentów

Ponadto, po upływie okresu obowiązującego archiwizację danego dokumentu pozostaje kwestia niszczenia tychże dokumentów. Obecnie obowiązujące przepisy nie rozwiązują tego problemu, pozostawiając pewnego rodzaju swobodę w podjęciu decyzji o sposobie niszczenia dokumentów, jak i również niepewność, czy prawidłowo została wykonana czynność.

Jak widać, zagadnienie archiwizacji, przechowywania oraz niszczenia dokumentów z którymi boryka się każdego dnia każde przedsiębiorstwo są bardzo złożonymi problemami. Nastręczają one wiele problemów oraz powodują brak pewności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

 

Autor: Michał Klauziński – prawnik w Turcza Kancelaria Radców Prawnych

BĄDŹ NA BIEŻĄCO

AKTUALNOŚCI

Nowe wytyczne UODO dotyczące pracy zdalnej

Nowe wytyczne UODO dotyczące pracy zdalnej

Urząd Ochrony Danych Osobowych w dniu 4 maja 2020 roku opublikował nowe wytyczne dotyczące korzystania z dokumentacji papierowej podczas wykonywania pracy zdalnej.

Wsparcie prawne w kryzysie dla firm

Wsparcie prawne w kryzysie dla firm

Obecna sytuacja gospodarcza stanowi poważne zagrożenie dla ciągłości funkcjonowania wielu podmiotów gospodarczych. Chcąc zapewnić najwyższej jakości...

Opracowanie nowego projektu ustawy antykryzysowej

Opracowanie nowego projektu ustawy antykryzysowej

Przekazujemy ważny materiał: OPRACOWANIE PROJEKTU USTAWY O SZCZEGÓLNYCH INSTRUMENTACH WSPARCIA W ZWIĄZKU Z ROZPRZESTRZENIANIEM SIĘ WIRUSA SARS-COV-2 Zachęcamy do zapoznania się z materiałem i skorzystania z …

Ważna informacja dla klientów

Ważna informacja dla klientów

Szanowni Państwo, Mając na względzie dynamikę zdarzeń związanych z wystąpieniem wirusa COVID-19 na terenie naszego kraju, chcielibyśmy zaktualizować...

Radca prawny Wojciech Gwóźdź w „Dzienniku Gazecie Prawnej”

Radca prawny Wojciech Gwóźdź w „Dzienniku Gazecie Prawnej”

W dzisiejszym artykule w Dzienniku Gazecie Prawnej (dodatek Samorząd i Administracja) poświęconym tematyce gruntów przeznaczonych pod budownictwo w ramach programu Mieszkanie Plus opublikowano wypowiedź naszego eksperta z zakresu prawa nieruchomości…

AML w branży automotive

AML w branży automotive

Kancelaria TURCZA przeprowadza wdrożenia wymogów „Anti-money laundering” w branży automotive. Chcielibyśmy zaprosić Państwa do odwiedzenia zakładki poświęconej AML na naszej stronie: https://turcza.com.pl/aml/

Nowe szkolenie dla deweloperów „3w1”

Nowe szkolenie dla deweloperów „3w1”

Szanowni Państwo, Przedstawiamy nasze nowe szkolenie "3w1" dedykowane dla branży deweloperskiej. Podczas sześciu godzin nasi eksperci – doświadczeni...

Nowy portal RODO – iodkancelaria.pl

Nowy portal RODO – iodkancelaria.pl

Szanowni Państwo, Zespół Kancelarii TURCZA od kilku lat specjalizuje się w tematyce ochrony danych osobowych. Możemy pochwalić się licznymi audytami, wdrożeniami, autorskimi szkoleniami, aktywnym doradztwem, jak również przejęciem funkcji IOD w organizacjach…

Portal TURCZANIERUCHOMOSCI.PL

Portal TURCZANIERUCHOMOSCI.PL

Szanowni Państwo, uruchomiliśmy w ostatnich dniach nowy portal poświęcony prawnej obsłudze deweloperów, wykonawców i inwestorów budowlanych. Na...

Publikacja o pre-pack w PIT.pl

Publikacja o pre-pack w PIT.pl

Szanowni Państwo, Zachęcamy do lektury naszego artykułu poświęconego tematyce przygotowanej upadłości Pre-pack opublikowanego w portalu PIT.pl, który...

Szkolenia prawne z dofinansowaniem do 80%

Szkolenia prawne z dofinansowaniem do 80%

Szanowni Państwo, Z przyjemnością przekazujemy informację o poszerzeniu naszej oferty szkoleń prawnych dla firm o usługi dofinansowane w wysokości...

 

HOW CAN WE HELP YOU?

CONTACT


 

 

KONTAKT


 

    Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radców Prawnych Marek Turcza z siedzibą w Poznaniu (60-278), ul. Palacza 144, REGON: 120119490, NIP: 9451892838. Informacje w przedmiocie warunków i zasad ochrony danych osobowych znajdują się na stronie https://turcza.com.pl/odo/.">https://turcza.com.pl/odo/.

     

     

    Turcza Kancelaria Radców Prawnych

    NIP: 945-189-28-38

    Oddział Poznań
    ul. Grunwaldzka 52, 60-311 Poznań
    tel.: +48 61 666 37 60
    fax: +48 61 666 37 59
    email: kancelaria@turcza.com.pl
    Oddział Leszno
    ul. Niepodległości 49, 64-100 Leszno
    tel.: +48 61 666 37 60
    fax: +48 61 666 37 59
    email: kancelaria@turcza.com.pl

    Find us: